As empresas que estão em busca de resultados cada vez melhores precisam ter suas estratégias definidas com antecedência. O planejamento de comunicação está incluso nesse processo!
Ele é muito importante para garantir a credibilidade, a coerência no posicionamento, reconhecimento da empresa no mercado, bem como a atração de novos clientes e retenção. Mas você sabe como elaborar um?
Neste conteúdo, você aprenderá o conceito de comunicação, como funciona e a sua importância. Além disso, reuni as melhores dicas, que aplicamos aqui na Orgânica, para te ajudar a montar o planejamento do seu negócio.
Vamos lá?
O que é comunicação?
A comunicação, segundo Chiavenato, é a troca de informações entre indivíduos para tornar comum uma informação. É um dos processos fundamentais da experiência humana e da organização social.
No nosso dia a dia, ela tem o objetivo de transmitir uma mensagem, de forma bem-sucedida, entre um emissor e um receptor, o que permite o entendimento familiar, profissional e social.
O ato de comunicar tornou possível a convivência social, sendo expressa por meio da escrita, de gestos, da fala ou até mesmo pela postura e forma de se vestir.
Imagine um grupo de pessoas reunidas sem se comunicar de nenhuma maneira. Impossível, não é mesmo? Todas as atividades humanas dependem da habilidade de interação entre as pessoas para ter êxito!
Hoje, com a Internet e as novas tecnologias, são inúmeras as possibilidades de se comunicar — seja pelas redes sociais, videoconferências, chatbots…
Nas empresas, a comunicação é uma ferramenta estratégica muito importante para alcançar os objetivos da organização. É através dela que a marca passa sua mensagem, utilizando recursos como vídeos, e-mails, aplicativos, dentre outros.
Mas preciso te lembrar que a comunicação nem sempre tem origem na gerência ou nos altos cargos de uma empresa. A troca de informações acontece de várias formas, sem uma ordem correta, entre pessoas de diferentes setores e hierarquias!
É por isso que uma boa estrutura de comunicação precisa ser montada, para que a informação flua da forma mais alinhada com a cultura organizacional da empresa quanto for possível.
Continue a leitura e veja como montar esse planejamento!
Dica: Como vender pela Internet: os segredos que não contaram para você!
Por que ter um planejamento de comunicação?
Ter um planejamento de comunicação não é apenas um detalhe: é uma forma de garantir que as estratégias da sua empresa seguirão uma linha lógica, com ações que conversam entre si e são feitas pensando em um objetivo comum, cooperando para um bom resultado.
Entenda, abaixo, alguns dos benefícios de investir no planejamento!
Aumenta a previsibilidade
Planejar a comunicação melhora as previsões. Isso se dá porque, dentro do planejamento, há um cronograma de ação que serve como um guia para a sua equipe.
Ele precisa ser seguido para garantir que o plano seja executado da melhor forma!
Com isso, é possível prever quais serão as próximas ações e se programar para entregar as pendências nesse período, evitando possíveis atrasos e garantindo uma boa performance da equipe.
Organiza as rotinas da empresa
Sem dúvidas, o plano de comunicação também ajuda a organizar as atividades no dia a dia da empresa.
Com ele, você visualiza melhor o que precisa ser feito, quando serão as entregas e que tipo de resultado esperar de cada uma das ações executadas.
Assim, sua equipe não fica perdida no dia a dia, uma vez que ela terá um plano de ações preestabelecido e já sabe por onde caminhar.
Aumenta seu conhecimento de mercado
Entre os motivos para se ter um plano, está o ganho de conhecimento sobre o seu nicho de mercado.
Isso acontece porque, para elaborar o planejamento, é preciso que você estude seu mercado e se aprofunde no conhecimento do seu público-alvo.
E, claro, quanto mais você os conhece, mais preparado estará para conseguir conquistar seu espaço, gerar mais leads ou melhorar seu ROI e taxa de conversão!
Além disso, conhecendo seu cliente, você adquire uma visão antecipada de novidades e tendências. Essa perspectiva permite que a sua empresa atue de forma proativa, antes da concorrência, e aproveite melhor as oportunidades do momento.
Esclarece seu diferencial competitivo
O planejamento de comunicação também permite que você defina seu diferencial competitivo por meio de um estudo da sua empresa, do seu posicionamento, dos seus produtos e serviços, consumidores e, principalmente, da concorrência.
Quanto mais claro for seu diferencial competitivo, maiores são as chances de você conseguir criar uma boa comunicação. A conexão de venda fica convincente e apresenta os reais benefícios do que você oferece ao seu público.
Quando isso acontece, fica muito mais fácil vender!
Como fazer um plano de comunicação
O plano de comunicação serve para, de uma forma bastante simples, saber para quem falar, o que falar, quanto vai gastar para isso, quem vai fazer e quais objetivos deseja alcançar.
Ao criar um plano bem estruturado, sua empresa conseguirá se comunicar com mais potência e chegar mais perto das metas desejadas!
Vamos entender o que é preciso para isso:
Estude o mercado e sua empresa
A primeira coisa que você precisa fazer é entender a situação atual da sua empresa e o mercado no qual está inserida. Comece descrevendo o que a sua companhia faz e como a comunicação é feita. O que funciona bem? O que precisa melhorar?
Analise também as situações políticas, econômicas, sociais e tecnológicas, pois esses são aspectos que podem afetar o seu negócio tanto positiva quanto negativamente.
Fazer a análise da matriz conhecida como FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças) também é essencial para entender o seu nível de competitividade no mercado e onde deve estar o foco!
Dica: Como fazer o benchmarking da sua empresa e de seus concorrentes?
Entenda a realidade do seu negócio
Qual a realidade da sua empresa? Para responder essa pergunta, é interessante fazer uma auditoria interna para entender em que estágio a organização se encontra e se existe algum plano de comunicação em execução atualmente.
Essa é a hora de avaliar como ela está posicionada no mercado, quais foram os seus erros e acertos nos últimos meses, etc. Para isso, o ideal é:
- Realizar pesquisas internas e criar grupos focais;
- Incentivar uma reunião de brainstorming junto ao seu time de comunicação;
- Coletar informações de outras áreas da empresa para analisar a comunicação interna e a percepção dos colaboradores sobre a instituição.
Analise a sua concorrência e o seu público
Além de entender a sua empresa e o seu mercado, também é fundamental monitorar a concorrência e descobrir quais são os seus passos.
Por isso, considere:
- Analisar o comportamento dos seus concorrentes e listar quais são as melhores e piores práticas realizadas por eles;
- Avaliar como aprender com cada uma das ações anotadas;
- Acompanhar o comportamento do seu público: hábitos de compra, se existem dúvidas e questionamentos em comum no dia a dia, etc.
Vai por mim: juntar-se ao time de vendas ou atendimento e acompanhar a rotina dessas equipes também é uma ótima maneira de descobrir como o seu consumidor interage com o seu negócio!
Tenha em mente os objetivos da empresa
Não seria estranho se um atendente de uma loja usasse os termos técnicos e a formalidade de um advogado? Quem lida diretamente com o público precisa de uma comunicação clara, próxima e amigável.
Os clientes que fossem atendidos por esse atendente sairiam certamente confusos com os termos desconhecidos e insatisfeitos por não conseguirem se comunicar.
Para as organizações, funciona de forma similar. A comunicação é uma das áreas que mais precisa estar alinhada com a empresa como um todo. Ela precisa ser harmônica com sua identidade e com seu posicionamento!
Além disso, precisa estar de acordo com seus objetivos. O que sua empresa procura? Você só conseguirá bons resultados se souber quais resultados espera e, consequentemente, como chegar até eles!
Então não deixe de criar um link entre seus objetivos organizacionais e suas estratégias de comunicação.
Tenha uma equipe especializada
A comunicação é uma bola de ouro da empresa. Ela guarda a sua imagem, reputação e credibilidade. Por isso, precisa estar nas mãos de profissionais que saberão conduzi-la com responsabilidade e que consigam gerar resultados a partir dela.
Você precisará ter clareza sobre quais são suas fraquezas e principais necessidades para, então, buscar profissionais ou empresas parceiras que supram as lacunas identificadas.
Afinal, precisam estar aptos para usar as ferramentas e os recursos disponíveis para chegar até os objetivos definidos!
Estabeleça um orçamento
Antes de tudo, preciso te dizer que o orçamento vai depender da sua estratégia. Por isso, é muito importante planejar o uso dos canais e estabelecer um cronograma de aplicação.
Sabendo exatamente quais serão as ações durante um período determinado, ao menos as principais, fica mais fácil estabelecer quanto você precisará ter disponível para manter os canais, a equipe de comunicação, a produção de conteúdo e eventuais campanhas de promoção e Marketing.
Para isso, nessa parte, seja detalhista e bem específico, mas não se esqueça de que o orçamento também exige certa flexibilidade para eventos inesperados!
Entenda suas audiências
A sua audiência é quem realmente consome o seu conteúdo e ela muda conforme o ambiente.
O que eu quero dizer é: as informações que interessam ao seu público interno, como férias coletivas e projetos desenvolvidos, não são tão relevantes para o seu público externo, os seus clientes, a não ser que eles sejam impactados de alguma maneira.
Uma forma simples de fazer isso é criar uma tabela com suas principais audiências, como colaboradores, sócios, acionistas e grupos de clientes, e indicar que tipo de assunto interessa a cada um.
Planeje o uso de seus canais
Definida a forma com que a empresa se apresentará, é preciso definir os canais.
Quais canais vai usar? Como será sua comunicação neles? Mais descontraída ou mais profissional?
E isso, claro, dependerá de onde está seu público-alvo: são pessoas que usam muito a Internet ou que assistem mais à TV?
Tenha o cuidado de basear sua escolha em dados sobre o público e invista nos canais mais usados por ele.
Assim, sua empresa constrói uma identidade forte, fácil de ser reconhecida e com uma linguagem personalizada para cada canal, seguida por todos da equipe que criarem comunicações para esses locais!
Defina as mensagens e conteúdos que serão trabalhados
Planejar não é só definir metas e cronogramas, é preciso detalhar muito bem as ações e suas especificidades.
Estabelecer quais serão as mensagens e conteúdos divulgados pela sua empresa é um ponto importante, que deve constar no plano.
Entenda, antes de qualquer coisa, quais são os tipos de conteúdo que geram mais interação, engajamento e oportunidades de venda: temas, formatos, canais de comunicação e muito mais!
Com isso, é possível definir as mensagens, os argumentos de venda e outros detalhes, além de identificar qual é a melhor linguagem para trabalhar nesses canais, com base no que está gerando mais conversão.
Esses ajustes serão fundamentais para que você consiga criar um plano alinhado com a mensagem que a empresa que passar, por meio das plataformas adequadas.
Dica: Planejamento de Marketing de Conteúdo: 14 dicas para criar o seu
Conheça seu público
Parece óbvio, mas, infelizmente, são muitas as empresas que não conhecem o seu público-alvo. Existe uma visão de um público idealizado a ser atingido, mas será que esse ideal é, de fato, quem realmente compra do seu negócio?
Experimente, por exemplo, analisar os registros de venda e acompanhar o time comercial para descobrir quem realmente está comprando na sua empresa.
Assim, fica mais fácil compreender quais são as dores do cliente, os problemas que o seu produto ou serviço precisa solucionar, os melhores argumentos de venda, as objeções de compra a serem superadas e, a partir daí, estruturar mensagens que realmente convertem.
Para que as ações da sua empresa tenham sucesso, é preciso conhecer as necessidades do cliente para saná-las. E, para definir seu perfil de cliente ideal, eu te indico nossa planilha gratuita:
Conheça seu produto
Identifique todos os benefícios e utilidades dos produtos e serviços que estão sendo comercializados pela sua empresa. Levante o diferencial competitivo de cada um e veja como eles se destacam da concorrência.
Quanto mais você conhecer seus produtos e serviços, bem como aquilo que é oferecido pelos concorrentes, melhores serão seus argumentos de venda.
Assim, é possível elaborar uma comunicação que reforce os diferenciais do seu negócio!
Tenha um cronograma
Quando definimos datas e prazos, criamos a sensação de urgência e organização, e isso permite colocar nossos planos em prática com muito mais facilidade.
Por isso, criar um cronograma é vantajoso para a empresa. Ele garante que, desde o princípio, o time tenha clareza sobre como precisará se organizar para cumprir os prazos e os passos necessários para alcançar os objetivos.
O cronograma também guia suas ações estratégicas. Por exemplo: se sua empresa vende flores e sabe que o Dia das Mães está chegando, o ideal é começar uma campanha de comunicação com antecedência, para que sua marca já fique presente na mente dos consumidores!
E isso vale para vários eventos ao longo do ano: Black Friday, feriados prolongados, estações do ano ou, até mesmo, o fim de semana.
Então segue a dica: faça um planejamento a médio prazo, de cerca de um ano. É interessante ter uma visão geral dos rumos da empresa, mas é importante ter flexibilidade para acompanhar imprevistos, tendências e outras reviravoltas no caminho!
Prepare-se para as crises
Toda empresa enfrenta crises, em maiores ou menores proporções. O ideal é que você tenha um plano de ação, tanto para aquela reclamação de um cliente, quanto para situações com a imprensa, ou para imprevistos financeiros, por exemplo.
Para isso, considere:
- Planejar as respostas para as objeções que os clientes possam ter;
- Estar preparado para emitir comunicados rápidos em um momento de crise séria;
- Preparar os executivos e outros colaboradores para falarem em nome da empresa, caso seja necessário.
Além disso, mantenha sempre um bom relacionamento com a imprensa e com o público. A construção da confiança é importante para momentos de impasses — uma empresa com credibilidade se sai melhor do que uma que vive cometendo deslizes.
Gestão de crise também envolve prevenção!
Acompanhe os resultados
Não adianta ter um bom planejamento se você não conhece seus resultados! Analise todos os dados que você tem acesso, desde as informações de seu site no Google Analytics e Google Search Console, até o feedback dos consumidores em uma loja física, por exemplo.
Para facilitar seu trabalho, procure por indicadores-chave de performance, os KPIs, como taxa de conversão, CAC, CPC, taxa de engajamento, entre outros. Eles refletem se seus objetivos estão sendo cumpridos.
Se você quer aumentar a audiência do site, o número de acessos é um KPI, por exemplo. Eles precisam ser simples, fáceis de acompanhar e indispensáveis na avaliação dos resultados!
Dica: Indicadores e métricas de Marketing Digital: saiba como usar!
Acrescente uma etapa de otimização
Após acompanhar os resultados do seu plano, é hora de otimizar!
O planejamento precisa ser fluido e acompanhar as necessidades da empresa. Afinal, com a análise de dados sobre o desempenho de cada ação, é possível entender como melhorar e tornar as próximas etapas mais bem-sucedidas.
Por isso, não se esqueça de reavaliar o planejamento regularmente e descobrir os pontos a serem ajustados, para entregar um resultado ainda melhor, aproximando-se cada vez mais do seu objetivo de Marketing!
Planeje suas estratégias
Ao planejar suas estratégias de comunicação, você está moldando a forma como sua mensagem será transmitida e recebida pelo seu público-alvo.
Por isso, vou te mostrar dicas práticas para otimizar seu planejamento:
- Seja flexível: esteja preparado para ajustar suas estratégias conforme a evolução do mercado e mudanças nas preferências do público;
- Forneça feedback contínuo: solicite retorno regular e esteja disposto a corrigir suas ações com base nas respostas do público;
- Avalie e aprenda: após a implementação, avalie o desempenho, identifique o que funcionou e o que pode ser melhorado para otimizar futuros planejamentos;
- Integre ferramentas de colaboração: melhore a comunicação interna e garanta que todos da equipe estejam alinhados com os objetivos. Alguns exemplos de ferramentas são Asana, Slack, Trello, Miro, etc.
Prepare-se para o sucesso no próximo ano!
Para ter sucesso, sua empresa precisa ser consistente, coerente e persistente na transmissão da mensagem.
É interessante que a voz, a linguagem e todos os elementos do planejamento de comunicação sigam um padrão, evitando gerar dúvidas na audiência.
Assim, além da coerência e impulsionamento dos seus objetivos, você posiciona sua marca no mercado com mais efetividade, reduz gastos desnecessários com retrabalhos, diminui o estresse e pode, até mesmo, aumentar a eficiência ao usar oportunidades de reutilizar materiais em diferentes mídias!
Com um bom planejamento de comunicação, então, é possível que você tenha cada vez mais sucesso em suas ações de Marketing.
Para isso, ter uma agência de Marketing Digital especializada ao seu lado é uma boa ideia.
Com a expertise e análise estratégica, você conseguirá entender com mais profundidade o cenário da sua empresa, seu consumidor, seus concorrentes e todo seu mercado de atuação.
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